Nel preventivo per costituire una SRL è utile indicare voci distinte per: analisi dei dati da riportare nell’atto costitutivo, definizione dei conferimenti e del capitale, impostazione di amministrazione e rappresentanza, ricognizione delle spese di costituzione e organizzazione del primo esercizio. Non è un elenco di prestazioni automaticamente dovute: è un modo per delimitare con precisione l’incarico da valutare.
La scelta delle voci cambia soprattutto in base al numero dei soci, alla presenza di un socio unico, al tipo di conferimenti, all’ammontare del capitale, alle persone destinate all’amministrazione e alla durata dell’esercizio prevista. L’atto costitutivo della SRL deve essere redatto per atto pubblico e contiene informazioni puntuali; il preventivo può quindi separare il supporto alla raccolta e al controllo di tali informazioni dalle spese e dalle attività di avvio successive.
In sintesi
- Indica una voce per raccogliere e ordinare soci, denominazione, sede, oggetto sociale, capitale, conferimenti e partecipazioni.
- Prevedi una voce distinta per l’assetto di amministrazione e rappresentanza, compresa l’individuazione delle persone cui affidare l’amministrazione.
- Separa compenso professionale, spese di costituzione poste a carico della società ed eventuali anticipazioni: l’importo delle spese di costituzione è un dato da indicare nell’atto almeno in via approssimativa.
- Se il capitale è determinato in misura inferiore a diecimila euro, ma pari almeno a un euro, segnala espressamente questa condizione: la fonte dispone conferimenti in denaro e versamento integrale alle persone cui è affidata l’amministrazione.
- Aggiungi una voce di avvio per impostare il primo esercizio e il processo contabile-bilancistico, senza trasformarla in un elenco indistinto di adempimenti non ancora definiti per il caso.
Le voci da rendere esplicite nel preventivo
La prima voce può essere denominata analisi preparatoria dei dati dell’atto costitutivo. Serve a definire quali informazioni devono essere rese coerenti prima della stipula: dati dei soci, denominazione con l’indicazione di società a responsabilità limitata, comune della sede ed eventuali sedi secondarie, attività che costituisce l’oggetto sociale, capitale, conferimenti, quote di partecipazione e regole di funzionamento. L’articolo 2463 del Codice civile elenca questi contenuti; la prestazione professionale da preventivare riguarda il lavoro di raccolta, confronto e organizzazione dei dati, non la mera ripetizione dell’elenco normativo.
Una seconda voce è definizione del capitale e dei conferimenti. Nel preventivo conviene specificare se il lavoro riguarda solo conferimenti in denaro oppure se occorre esaminare crediti o beni conferiti in natura, perché l’atto deve indicare i conferimenti di ciascun socio e il valore attribuito a crediti e beni in natura. Questa distinzione è utile anche per evitare che una richiesta generica di costituzione assorba valutazioni ulteriori non ancora individuate. Per un conferimento in natura, può aiutare l’approfondimento su come impostare la richiesta relativa al bene conferito.
Occorre poi una voce per amministrazione, rappresentanza e regole operative da trasferire nell’atto. Il punto non consiste nello scegliere una soluzione standard, ma nel chiarire cosa i soci intendono affidare agli amministratori, chi debba essere indicato nell’atto e quale configurazione richieda di essere esaminata. Il Codice civile richiede che l’atto indichi le norme sul funzionamento della società, comprese quelle su amministrazione e rappresentanza, nonché le persone cui è affidata l’amministrazione.
Una quarta voce, spesso utile per rendere confrontabili le proposte, è ricognizione delle spese di costituzione. Va distinta dal compenso per la consulenza e dall’eventuale attività di avvio: l’atto costitutivo deve indicare l’importo globale, almeno approssimativo, delle spese per la costituzione poste a carico della società. La disposizione non stabilisce tariffe né una composizione uguale per ogni pratica. Perciò il preventivo dovrebbe mostrare cosa è incluso nel compenso professionale, quali uscite sono trattate separatamente e quali elementi restano da quantificare.
Infine, inserisci una voce per impostazione del primo esercizio e del processo contabile. Il periodo d’imposta corrisponde all’esercizio o periodo di gestione della società, determinato dalla legge o dall’atto costitutivo; se la durata non è determinata oppure è fissata in due o più anni, la fonte indica l’anno solare. Su questa base, il servizio può comprendere l’organizzazione iniziale delle informazioni contabili e la pianificazione del lavoro di bilancio. Gli amministratori redigono il bilancio di esercizio, che deve rappresentare con chiarezza e in modo veritiero e corretto la situazione della società: il preventivo può quindi descrivere il supporto organizzativo alla predisposizione del processo, senza presupporre l’estensione concreta dell’incarico.
Caso tipo: dalla richiesta generica alle attività da valutare
Si immagini una richiesta anonima formulata come “costituzione di una SRL”, senza altre informazioni. Il primo snodo non è stimare un prezzo, ma trasformare la domanda in un perimetro professionale riconoscibile.
- Dati societari: i fondatori precisano se la società avrà uno o più soci, il comune della sede, l’attività prevista e la distribuzione delle partecipazioni. Questi elementi alimentano la voce relativa ai dati dell’atto.
- Capitale e apporti: viene chiarito se tutti i conferimenti sono in denaro oppure se sono previsti crediti o beni in natura. Se il capitale è determinato in misura inferiore a diecimila euro, ma pari almeno a un euro, si applica la condizione documentata dall’articolo 2463: i conferimenti devono essere in denaro e versati integralmente alle persone cui è affidata l’amministrazione.
- Avvio: viene indicata la durata dell’esercizio risultante dalla legge o dall’atto costitutivo e si decide se il preventivo deve includere anche l’impostazione contabile e il percorso di bilancio del primo esercizio.
L’esito operativo del caso tipo è un preventivo diviso in cinque blocchi: dati dell’atto, capitale e conferimenti, amministrazione e rappresentanza, spese di costituzione, avvio contabile. La conclusione cambierebbe se emergessero conferimenti diversi dal denaro, un capitale determinato in misura inferiore a diecimila euro ma pari almeno a un euro, una diversa durata dell’esercizio o esigenze ulteriori di consulenza societaria.
Come distinguere costituzione, avvio e gestione ordinaria
La costituzione riguarda le informazioni e le scelte da formalizzare nell’atto; l’avvio riguarda l’organizzazione iniziale collegata al primo esercizio; la gestione ordinaria può comprendere contabilità, bilancio, dichiarazioni e adempimenti da definire in base all’attività effettiva della SRL. Tenerli separati consente di capire se il preventivo richiesto riguarda soltanto la fase costitutiva o anche un incarico continuativo.
Non è utile inserire nel medesimo importo attività che dipendono da dati ancora ignoti, come volume delle operazioni, presenza di dipendenti o collaboratori, regime contabile e fiscale, documenti già disponibili e adempimenti pendenti. Questi elementi non determinano da soli una soluzione, ma aiutano a stabilire se il servizio richiesto resti di avvio oppure si estenda alla gestione ordinaria.
Quando coinvolgere lo studio e quali informazioni indicare
Coinvolgi lo studio prima di confermare il perimetro del preventivo se resta da scegliere tra una sola costituzione e un incarico che includa anche l’avvio, oppure se i dati da trasferire nell’atto non sono definiti o il conferimento non è esclusivamente in denaro. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare il caso nel perimetro della costituzione e dell’avvio, confrontando i dati societari iniziali con le attività contabili e fiscali che si intendono includere. Questo confronto aiuta a distinguere le voci da preventivare separatamente da quelle da lasciare fuori dalla richiesta.
Per la prima valutazione indica la situazione e l’urgenza, il numero dei soci, il tipo di conferimenti, l’esercizio previsto e un elenco dei documenti disponibili. Non occorre allegare subito documenti personali o riservati: dopo il contatto si concordano le modalità di trasmissione utili al caso.
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